Инженерные решения по внедрению системы постоянного совершенствования офисных процессов и оптимизации стоимости содержания офисных подразделений
Цели внедрения Бережливого офиса
Скорость работы офиса, количество ошибок и численность персонала непосредственно влияют на стоимость содержания офисов. Поэтому ключевыми целями наших услуг по внедрению инструментов Бережливого офиса является комплексное сокращение затрат на содержание офисов и выполнение наибольшего объема поручений в срок и меньшими ресурсами.
Область применения Бережливого офиса.
Задачи по повышению уровня своевременного выполнения поручений, оптимизации численности, повышению уровня взаимозаменяемости сотрудников, устранение скрытых и специальных офисных процессов, ошибок и переделок потери из-за которых могут составлять более 70% от общей стоимости содержания офиса актуальны для любой компании независимо от профиля деятельности. Поэтому инструменты бережливого офиса применимы для любых офисных подразделений и организаций сферы услуг, включая проектные офисы (НИОКР) и проектные институты для которых существует специализированный набор методов «Бережливого управления проектами Agile (Эджайл)», здравоохранение, образовательные организации.
Потери в офисе
— от неравномерной загрузки сотрудников;
— из-за нерационального и перегруженного документооборота;
— потери времени на поиск документов;
— от ошибок в документации и переделок;
— от использования устаревших версий документации и данных;
— от дублирования функций и документов;
— простои и ожидания от избыточных согласований,
— излишние перемещения от нерациональной организации рабочих мест;
Особенности создания Бережливого офиса.
В отличии о Бережливого производства, внедрение инструментов Бережливого офиса имеет 2 ключевых особенности:
— Во-первых, сложно увидеть непрерывный поток, т.к. большинство офисных процессов происходят на компьютерах и визуальное наблюдение не даёт достоверных результатов;
— Во-вторых, хронометраж рабочего времени (фотография рабочего дня) негативно влияют на людей (опасения, что это поиск лишних и потом последует сокращение). Творчество – главный атрибут большинства офисов.
— В-третьих, требуется гораздо больше времени на расчёт времени офисного цикла (если на производственном участке 1 неделя, то в офисном подразделении 1 месяц). Это прямым образом влияет на затраты и может снижать эффект.
Принципиальные отличия методов создания Бережливого офиса от Бережливого производства.
Внедрение инструментов Бережливого офиса принципиально отличается от Бережливого производства:
- В большинстве офисных подразделений продукция не выпускается, поэтому используя классификацию операций на добавляющие и не добавляющие ценность можно столкнуться с тем, что при картировании в офисе не будет ни одной операции добавляющей ценность и кажется офис не нужен. Однако это совсем не так!!! Просто недостаточно построить карту потока создания ценности, и классификация потерь не подходит для офиса.
- В офисе существуют так называемые по международной классификации специальные процессы – процессы которые может выполнять только один сотрудник. Если он в отпуске, заболел или просто в командировке, то ожидание и снижение скорости неизбежно. Выявить такие процессы ограничиваясь составлением карты потока (КПСЦ) и/или диаграммой «Спагетти» также не получится.
- Самое главное, инженерный и творческий потенциал людей — это не сборочная операция, которую можно стандартизировать на 100% и роботизировать. Специалист может находиться за компьютером несколько часов якобы не проявляя активности и изучать схемы, технологию, спецификации, но спустя это время выдать гениальное решение, которое сэкономит сотни тысяч и миллионы от нововведений в технологию или выведет на новый уровень систему взаимоотношений с поставщиками!!!
Любые карты потока, хронометражи, «Спагетти» и циклограммы без применения специальных инструментов Бережливого офиса никогда не выявят такого ценного сотрудника.
Поэтому оптимизировать офисную работу классическим методами бережливого производства без специальных инструментов не удастся. Более того, можно навредить и создать дискомфорт в коллективе офиса с ощущением постоянной напряженности и недоверия к работникам, что приведет к потере инженерного потенциала, снижению скорости и качества работы офиса.
Наши подходы при внедрении Бережливого офиса.
Мы сформировали принципиально новые подходы к внедрению Бережливого офиса, которые дополняют базовые инструменты Бережливого производства и позволяют преумножить инженерный потенциал без потерь:
- При создании Бережливого офиса мы применяем специальные инструменты визуального планирования и управления офисными процессами, расчета оптимальной нагрузки (Пул) и скорости работы офиса (Питч), выявления «узких мест» и оценки лимитов офисных мощностей, расчет буферных и страховых ресурсов.
- Мы создаем и внедряем наилучшую комбинацию методов бережливого офиса и экономического анализа для достижения максимальной эффективности.
Этапы внедрения инструментов Бережливого офиса
1 Этап «Диагностика текущего состояния офисных процессов»
Основное содержание работ по этапу
- Разработка форм учета данных о протекании офисных процессов (время цикла, остановки, задержки и незапланированные задачи).
- разработка системы сбора статистических данных о протекающих в офисе процессах.
- Анализ собранных статистических данных по маршрутам протекания, частоте и повторяемости процессов;
- Статистический анализ параметров колебаний (вариативности) времени цикла офисных процессов.
- Оценка текущего уровня ритмичности работы офиса и «узких мест» (бутылочных горлышек).
- Обучение рабочей группы (Lean – команды) методикам анализа данных, картированию офисных потоков, логистической диагностики складских процессов, оцифровке потерь и разработке Кайдзен-предложений.
- Картирование текущего состояния офисных потоков и выявление скрытых и специальных процессов.
- Разработка мер по улучшению (Кайдзен-предложений) и определение приоритетов для дальнейших проектов улучшений (вместе с рабочей группой).
Результаты этапа
- Персонал, обученный методикам анализа данных, картированию потока, логистической диагностики складских процессов, оцифровке потерь и разработке Кайдзен-предложений.
- Карта потока с указанием скрытых и специальных процессов, расчет (оцифровка) непроизводительных операций и потерь, перечень критических офисных процессов/операций, где снижается скорость и качество работы офиса.
- Перечень мер по улучшению (Кайдзен-предложений).
Роль наших консультантов на 1-ом Этапе
- Разработка системы сбора статистических данных о протекании офисных процессов.
- Проведение всех статистических расчетов и подготовка аналитических отчетов.
- Проведение обучения рабочей группы (Лин-команды).
- Проектирование стенда визуального управления офисными процессами.
- Проведение картирования потока вместе с рабочей группой и оцифровка потерь
- Составление карты потока.
- Разработка мер по улучшению (Кайдзен-предложений) и определение приоритетов для дальнейших проектов улучшений (вместе с рабочей группой).
Примерная длительность этапа
От 2-х дней до 2-х недель (в зависимости от количества товарных позиций)
2 Этап «Внедрение инструментов бережливого офиса и устранение издержек»
Основное содержание работ по этапу
С учетом результатов, полученных на 1-ом Этапе «Диагностика текущего состояния» и оцифрованных уровней потерь, проводится внедрение следующих инструментов бережливого офиса:
| Проблема | Внедряемые нами методы для решения проблем |
| Проблемы с низкой скоростью выполнения заданий и срывами сроков. | Создание стены визуального управления офисной нагрузкой «Канбан» (Kanban Board) и решения проблем (Elevator Board). Разработка и внедрение визуальных стикеров (Канбан-карточек) и схемы их движения. Устранение специальных процессов и внедрение инструментов выравнивания офисных потоков Хейдзунка. Введение классов обслуживания (приоритетности задач). Внедрение инструментов 5S (6S) для устранения потерь от нерациональной организации рабочих мест. Перепланировка рабочих мест и создание системных папок (баз внутрифирменных знаний) |
| Проблемы с оценкой эффективности работы персонала. | Оценка офисных процессов по параметру потребительской ценности. Функционально-стоимостной анализ процессов. Ранжирование процессов по сложности и стоимости. Разработка матрицы компетенций персонала (Skill Matrix). Установление и визуализация (лепестковая диаграмма) ключевых показателей эффективности КПЭ (KPI) на основе потребительской ценности и уровня компетенций. Разработка системы стимулирования персонала на основе коэффициентов участия. |
| Требуется оптимизация численности | Анализ вариативности объемов работ. Выявление пиковых нагрузок и спадов активности. Расчет оптимальной численности персонала. Поиск оптимальных режимов работы офисов с использованием метода планирования эксперимента (DOI). Организация взаимозаменяемости и перераспределение функционала сотрудников по потоку за счет смежных подразделений (Soko-группы). |
| Проблемы с качеством выполнения поручений | Выявление коренных причин ошибок методами FTA, 8D, 6M, «5 WHY?», диаграмма «рыбий скелет». Внедрение инструментов статистического контроля качества процессов (SPC) LEAN SIX SIGMA, с использованием контрольных карт и контрольных листков для исключения появления ошибок. Разработка и внедрение стандартных операционных процедур SOP и карт стандартных операций для устранения потерь из-за высокой вариативности выполнения работ и отсутствия стандартизации последовательности операций. |
| Проблемы с качеством и сроками выполнения проектов и НИОКР | Внедрение инструментов Бережливого управления проектами Agile (Эджайл), которые позволят увеличить скорость протекания офисных процессов, оптимизировать функционал и численность, сократить количество ошибок персонала. |
Результаты этапа
- Повышение скорости и ритмичности работы офисов, Устранение издержек (потерь).
- Сокращение расходов на содержание офисов и достижение наилучших экономических показателей.
Роль наших консультантов на 2-ом Этапе
- Комплексное сопровождение при внедрении методов бережливого офиса.
- Разработка алгоритмов внедрения методов и необходимой документации.
- Проведение производственных обучений и стажировок при внедрении методов.
- Оценка эффективности предпринятых действий.
Примерная длительность этапа
От 1-го до 4-х мес. (в зависимости от количества офисных подразделений)
3 Этап «Закрепление успеха и создание системы контроля»
Основное содержание работ по этапу
- Установление ключевых показателей эффективности (KPI) работы офисов.
- Разработка методов контроля, включая периодичность, вид контроля, ответственность, полномочия и необходимую документацию.
- Создание системы мотивации и стимулирования офисного персонала для поддержания и постоянного улучшения процессов на рабочих местах.
- Организация выходов руководства на рабочие места (Гемба).
- Разработка комплексного плана контроля.
- Обучение членов рабочей группы системе и методам контроля эффективности работы офисов.
Результаты этапа
- Закрепление достигнутых улучшений и создание гибких офисных подразделений способных оптимально перестраивать свою работу под колебания объема задач с наименьшими потерями.
- Создание в компании команды профессиональных Lean – инженеров, которые способны самостоятельно реализовывать проекты улучшений и инициировать Кайдзен-деятельность в офисных подразделениях.
Роль наших консультантов на 3-ем Этапе
- Установление ключевых показателей эффективности.
- Разработка методов контроля (кто, где, как, когда и с какой периодичностью проводит контроль).
- Разработка необходимой документации (планы контроля, контрольные листы для планового мониторинга и чек-листы для «летучего» контроля).
- Проведение производственных обучений и стажировок при внедрении методов бережливого офиса.
- Комплексное сопровождение при проведении контроля.
Примерная длительность этапа
1 – 2 мес.
Наши проекты:
