Инженерные решения по внедрению современных методов гибкого управления сроками, качеством и стоимостью проектов
Цели внедрения Бережливого управления проектами – Agile (Эджайл).
Если Вы стремитесь к тому, чтобы любые проекты в Вашей компании завершались максимально быстро, без ошибок и переделок. Желаете, чтобы реализуемые проекты не выбивались из бюджета и приносили на каждый вложенный рубль минимум 5. Хотите, чтобы в Вашей компании появилась команда профессионалов по управлению проектами, способных реализовать любой проект от идеи до результата с максимальной отдачей на инвестиции. Тогда обратите внимание на Бережливое управление проектами ((Lean Рroject Мanagement) и технологии гибкого управления проектами Agile.
Что такое Agile
Всем известны методы классического управления проектами: сетевой график, метод критической цепи, диаграмма Гантта, «барабан-буфер-канат» и др. Но как показывает практика более 50% таких проектов реализуется со смещением сроков, увеличением бюджета, массой ошибок, недоделок, переделками и выводом «сырого» продукта, который требует много доработок. Часто итог – это просто провал «блестящего» проекта с лотанием «дыр» и массой объяснений руководству и заказчику, якобы так и должно быть и виноват кто-то другой, но только не мы!!!
Почему так происходит? Классические методы ставят в основу управление планом проекта. Сотрудники тратят много времени на составление подробного плана с конечными сроками выполнения каждого этапа, ответственными лицами и соисполнителями. И как только план составлен начинаются корректировки, геометрически растет количество совещаний, обозначаются новые даты, появляются новые этапы, пересматриваются бюджеты, сотрудники выходят внеурочно и все равно не успевают.
Инструменты Agile наоборот направлены на управление изменениями по ходу проекта. Они позволяют гибко перестраивать планы и ход проекта под изменяющиеся требования и объемы работ. Реализация проекта — это командная работа люди не роботы, кто-то работает быстрее, а кто-то медленнее, но это не значит, что тот, кто работает медленно работает плохо. Главное – это совокупная скорость работы проектной команды и способность гибко перестраиваться под изменения! Международное сообщество закрепило эти принципы в Agile-манифесте.
Agile позволяет переосмыслить и устранить 2 ключевых человеческих фактора, которые тормозят любую работу:
- Синдром исполнителя — когда для сдачи работы установлен срок, исполнитель всегда будет придерживаться этого срока и даже если эту работу можно выполнить быстрее, он все равно подсознательно «растянет» ее.
- Синдром студента — выполнение работы как правило откладывается на последние дни перед сдачей.
Три основных инструмента Бережливого управления проектами – Agile:
- Планирование работ по интервалам (итерациям) с промежуточными согласованиями (ретроспектива) на основе технологии Scrum – для фокусирования усилий команды на процессах с наивысшей потребительской ценностью и стоимостью.
- Визуальное отслеживание хода проекта с использованием Канбан-системы – пошагового улучшения процессов благодаря постоянному выявлению проблем, влияющих на производительность.
- Устранение вариативности Lean Six Sigma — для нахождения оптимальных режимов выполнения проектов в зависимости от их сложности, масштабов и наложения друг на друга по времени.
Область применения Бережливого управления проектами – Agile (Эджайл).
Для проектов Agile может быть выбран объект любой сложности и масштаба. Если Вы проектный институт или проводите НИОКР и освоение новых продуктов/услуг, внедряете новое ПО или автоматизированные системы управления (АСУ), планируете внедрение инструментов Бережливого производства, Бережливого офиса, или склада, вводите в эксплуатацию новое оборудование или внедряете новую технологию, занимаетесь оптимизаций бизнес-процессов и внедряете стандарты ИСО — подходы Agile позволят вам сделать это максимально быстро, с наилучшим качеством и максимальным экономическим эффектом. Главное в Agile – это способность управлять проектами с высокой степенью неопределенности, когда требования и объемы работ могут варьироваться в широком диапазоне по ходу проекта, а результат проекта на начальном этапе четко не просматривается и не однозначен.
Особенности внедрения Бережливого управления проектами – Agile (Эджайл).
Внедрение инструментов Бережливого управления проектами – Agile (Эджайл) имеет те же ключевые особенности и принципиальные отличия, что и внедрение Бережливого офиса и позволяет решить следующие проблемы:
- Люди придерживаются сроков и не видят смысла в досрочном завершении.
- Режим постоянной многозадачности сотрудников (несколько проектов сразу).
- Произведённая оценка ресурсов и времени изначально занижена.
- По ходу проекта увеличивается объём (слабый анализ объёма).
- Для сотрудников в большинстве случаев есть угроза наказания за выполнение не в срок, а за досрочное выполнение поощрений нет.
- Руководство, увидев, что можно сделать быстрее, в следующий раз ещё сократит время, ублажая клиентов.
Наши подходы при внедрении Бережливого управления проектами – Agile (Эджайл).
Мы четко следуем международным принципам Agile и сформировали подходы, которые позволяют нам напрямую применять принципы и инструменты Бережливого производства при управлении проектами:
- Залог успеха — обучить специалистов для создания профессиональной Agile-команды с мощным инженерным потенциалом.
- Обучение будет более результативным, если его проводить на конкретных примерах.
- Инженерный потенциал возрастет в несколько раз, если вместе с командой разобрать текущий проект.
- Использование простых и понятных инструментов, которые демонстрируют высокую стабильность в достижении результатов минимизирует сопротивление переменам.
- Необходимо создать систему приоритизации проектов и их визуального отслеживания.
- Успешный проект — это командная работа, кто-то работает быстрее, а кто-то медленнее. Оптимальный темп (скорость) работы команды – важнейший показатель при отслеживании проекта.
- Любые идеи и изменения, добавляющие ценности приветствуются даже на заключительных этапах проекта.
- Результат проекта и его потребительская ценность важнее, чем следование планам.
- Многозадачность и незаконченные работы могут навредить проекту. Поэтому контроль уровня незавершенных задач – основной приоритет по ходу проекта.
- Высокий коэффициент вариации (более 33%) скорости выполнения работ нарушает нормальный ход проекта и снижает качество. Поэтому сбор и статистический анализ данных для снижения вариативности по Lean Six Sigma (6 Sigma) — цель по ходу всего проекта и база знаний для будущих проектов.
Этапы внедрения инструментов Бережливого управления проектами
1 Этап «Диагностический»
Основное содержание работ по этапу
- Обучение команды методам Бережливого управления проектами Agile и технологии вытягивающей системы.
- Сбор и анализ статистических данных о предыдущих проектах.
- Визуализация рабочего процесса проектирования «как есть» и выявление «узких» мест.
- Проектирование визуальной Канбан-системы для отслеживания хода проектов и фиксации отклонений.
- Разработка мер по улучшению (Кайдзен-предложений) и определение приоритетов для дальнейших проектов улучшений (вместе с рабочей группой).
- Проектирование системы приоритизации проектов по сложности и классам обслуживания.
Результаты этапа
- Персонал, обученный методикам Бережливого управления проектами Agile, применению Канбан-метода, оцифровке потерь и разработке Кайдзен-предложений.
- Визуальная карта процесса проектирования (цепочки создания ценности) «как есть» с перечнем критических участков.
- Проект комплексной Канбан-системы контроля хода и результативности проектов.
- Перечень мер по улучшению (Кайдзен-предложений).
Роль наших консультантов на 1-ом Этапе
- Прикладное обучение команды методам Бережливого управления проектами Agile.
- Описание и визуализация рабочего потока (вместе с рабочей группой).
- Пилотное применение технологии Agile к текущему проекту (вместе с рабочей группой).
- Проектирование стенда Канбан для визуального управления проектами и оценки результативности (вместе с рабочей группой).
- Разработка мер по улучшению (Кайдзен-предложений) и определение приоритетов улучшений (вместе с рабочей группой).
Примерная длительность этапа
От 2-х дней до 2-х недель (в зависимости от количества товарных позиций)
2 Этап «Внедрение инструментов Бережливого управления проектами Agile»
Основное содержание работ по этапу
- Расчет проектной мощности команды и количества карточек Канбан (емкости).
- Внедрение Канбан-системы визуального управления проектами.
- Разработка и внедрение системы приоритизации проектов (оценки и ранжирования работ по сложности).
- Внедрение классов обслуживания (системы ранжирования задач по потребительской стоимости);
- Оценка фактической скорости работы команды и вычисление оптимального темпа.
- Расчет оптимальных интервалов планирования проектных сессий и выдачи отчетов (релизов).
- Разработка и внедрение системы сбора и анализа статистических данных о качестве и проблемах.
- Внедрение системы анализа и эскалации проблем.
- Расчет и установление проектных буферов.
- Разработка мер по управлению «узкими» местами в потоке (бутылочными горлышками) и ограниченными ресурсами.
- Внедрение бережливых инструментов оценки стоимости проекта и операционных расходов.
- Внедрение инструментов Lean Six Sigma (6 Sigma) для выявления и устранения источников вариативности и нарушения поточности процессов проектирования.
Результаты этапа
- Повышение производительности проектных работ. Устранение издержек (потерь).
- Увеличение коэффициента возврата на инвестиции (ROI).
- Повышение качества и предсказуемости времени выполнения проектов.
- Повышение удовлетворенности заказчиков и сотрудников.
Роль наших консультантов на 2-ом Этапе
- Комплексное сопровождение при внедрении методов бережливого управления проектами Agile.
- Разработка алгоритмов внедрения методов и необходимой документации.
- Проведение производственных обучений и стажировок при внедрении методов.
- Оценка эффективности предпринятых действий.
Примерная длительность этапа
От 1-го до 4-х мес. (в зависимости от количества офисных подразделений)
3 Этап «Закрепление успеха и создание системы контроля»
Основное содержание работ по этапу
- Формирование системы показателей и отчетов руководству: эффективность, качество и скорость потока.
- Разработка системы операционных обзоров и регулярных релизов (отчетов) для заказчиков.
- Создание системы мотивации и стимулирования персонала для поддержания и постоянного улучшения процессов на рабочих местах.
- Разработка комплексного плана контроля.
- Обучение членов рабочей группы системе и методам контроля.
Результаты этапа
- Закрепление достигнутых улучшений и создание резервов для дальнейшего совершенствования и бережливого управления следующими проектами.
- Создание в компании команды профессиональных Lean – инженеров, которые способны самостоятельно реализовывать проекты улучшений и инициировать Кайдзен-деятельность.
- Создание в организации цепочки проектных процессов с высокой степенью зрелости.
Роль наших консультантов на 3-ем Этапе
- Установление ключевых показателей эффективности.
- Разработка методов контроля (кто, где, как, когда и с какой периодичностью проводит контроль).
- Разработка необходимой документации для контроля (контрольные карты, контрольные листки, чек-листы).
- Проведение производственных обучений и стажировок при внедрении системы контроля.
- Комплексное сопровождение при проведении контроля.
Примерная длительность этапа
1 – 2 мес.
Наши проекты: