Статьи по теме

 

Доклад Гребенщикова С.А. на Всероссийском семинаре Опыт создания систем мониторинга качества в ОУ

 

Типичные несоответствия в работе образовательных учреждений (ОУ) среднего профессионального образования, выявленные консультантами нашей компании и устраненные в процессе разработки и внедрения системы менеджмента качества (СМК) по требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р 52614.2

 


Последние три года популярность работ по внедрению систем менеджмента качества в ОУ заметно выросла. Эта популярность обусловлена не только повышением престижа ОУ, имеющего сертификат на систему менеджмента качества, но и реальными положительными изменениями в качестве образовательных услуг и управления ОУ после внедрения системы. Особенно актуально внедрение систем менеджмента качества сегодня в условиях перехода на ФГОС нового поколения.
Консультантами «Тулабизнесконсалтинг» совместно с персоналом ОУ за этот период были разработаны и внедрены системы менеджмента качества более чем в двадцати ОУ СПО и НПО различных регионов России: Ленинградской, Новгородской, Тверской, Тульской, Курской, Липецкой, Нижегородской, Пензенской областей, Ставропольльского края. 
Вот ряд типичных несоответствий в деятельности ОУ, которые удалось устранить благодаря внедрению системы менеджмента качества.

1. Не в полной мере организована и ведется деятельность по исследованию рынка труда и образовательных услуг (маркетинг).
В рамках деятельности по исследованию и анализу рынка труда и образовательных услуг проводится только профориентационная работа, которая ведется разрозненно, отсутствует единый центр (комиссия, должностное лицо и т.д.) управления профориентационной работой, методы проведения статичны, не меняются со временем, не оценивается их результативность (эффективность), что создает проблемы в организации набора студентов. 
Отсутствует работа по изучению и расширению рынка услуг дополнительного образования, не отслеживается конкурентная группа по представлению основного и дополнительного образования, и как следствие, прогнозирование потребности в новых образовательных услугах не обосновано. 
Опрос работодателей о качестве подготовки студентов если и проводится, то не всегда четко прослеживается изменение учебно-планирующей и учебно-методической документации по результатам опроса. 
Результаты анкетирования (студентов, работодателей, родителей и т.д.) обсуждаются, но не доводятся до сведения заинтересованных сторон для принятия адекватных мер (корректировка учебных планов, планов работ подразделений и т.д.). Большая работа по анкетированию имеет низкую эффективность. 

В рамках системы менеджмента качества в ОУ создан процесс , в котором регламентированы современные эффективные методы изучения рынка труда и образовательных услуг, конкурентов, требований потребителей . Разработан инструментарий оценки результативности всех проводимых маркетинговых мероприятий, включая профориентационную деятельность и рекламу. Это позволило ОУ устранить вышеперечисленные проблемы и добиться более высоких показателей деятельности ОУ.


2. Отсутствуют четкие требования к системе управления документацией ОУ.
При управлении документацией в ОУ были выявлены следующие типичные несоответствия:
- разработанные локальные нормативные акты ОУ не содержат ссылки на внешние нормативные документы, в соответствии с которыми они разработаны, что затрудняет актуализацию документа при изменении внешнего нормативного документа;
- разрабатываемые документы не согласовываются с заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Это приводит к тому, что исполнители не в полной мере ознакомлены со своими обязанностями при исполнении функций, определенных данным нормативным локальным актом; 
- отсутствует рассылка и учет рассылки заинтересованным должностным лицам и подразделениям. Это приводит к тому, что документ не работает, а лежит в сейфе у директора ОУ.
Материалы учебно-методического комплекса, в том числе и по воспитательной работе , разработанные преподавателями, не передаются в собственность ОУ (в библиотеку, методический кабинет и т.д.) в соответствии с требованиями ст. 1295 п.2 Гражданского кодекса РФ. 
Планы работ содержат в основном функциональные обязанности должностного лица или подразделения (например «Выпустить приказ о зачислении абитуриентов») и не содержат мероприятия, направленные на улучшение деятельности подразделения, вытекающие из анализа по итогам работы за предыдущий учебный год. Вследствие этого планы получаются объемными, неконкретными, не способствующими улучшению деятельности ОУ.
Отсутствует управление эксплуатационной документацией на средства вычислительной техники и оборудование, используемые и неиспользуемые в образовательном процессе ОУ. Это приводит к потере документации и установочных лицензионных дисков для средств вычислительной техники (СВТ), незнанию требований по эксплуатации, безопасности и техническому обслуживанию СВТ и оборудования.
Разработка и внедрение обязательной документированной процедуры СМК «Управление документацией» позволило устранить выявленные несоответствия: определить единые формы документов, упорядочить документооборот, снизить количество документации, исключив избыточную, четко определить персонал и места хранения подлинников тех или иных документов ОУ.



3. Отсутствует четкое распределение ответственности и функций исполнителей.

Не четко определены обязанности и ответственность при разработке и согласовании учебно-планирующей документации, управлении спортивным инвентарем и оборудованием, организации работ по охране труда, ремонта оборудования и средств вычислительной техники и т.д.
В процессе разработки документации СМК четко регламентируется ответственность каждого сотрудника ОУ. В процессе разработки документации также выявляются и устраняются участки с двойной ответственность, либо участки, где вообще не была определена ответственность.

4. Разработка учебно-планирующей документации является важной частью организации учебной деятельности ОУ. Существенную роль в контроле и правильности разработки этой документации отводится председателям методических (цикловых, предметных) комиссий. На них возлагается контроль правильности, полноты и сроков разработки учебно-планирующей документации. Тем не менее, при разработке учебно-планирующей документации часто встречаются следующие ошибки: неполное соответствие рабочих программ примерным программам или ФГОСам, календарно-тематических планов рабочим программам. Перечень основной литературы в рабочих программах не подкреплен оснащенностью данной литературой в библиотеке. В рабочих программах отсутствуют ссылки на иные информационные ресурсы. 
Четкое распределение ответственности, закрепленной в процессах СМК, введение принципиально новых форм контроля за разработкой учебно-планирующей документации, проверка учебно-планирующей документации в ходе ее согласования и проведения внутреннего аудита позволили исключить выше перечисленные несоответствия. 

5. При организации учебного процесса недостаточно полно проводится анализ причин снижения успеваемости и посещаемости. И как следствие, мероприятия по повышению успеваемости и посещаемости носят общий характер, не приводящий к достижению цели по повышению посещаемости и успеваемости.
В рамках СМК разработан состав принципиально новых показателей оценки деятельности, влияющей на успеваемость и посещаемость, организован систематический сбор и анализ этих показателей со стороны руководства с целью принятия руководством единственно правильных решений , направленных на достижение поставленных целей . При этом руководители среднего звена не только предоставляют данные по показателям работы своего подразделения, но и обоснованно предлагают варианты решения проблем.

6. При анализе качества методической работы при внедрении СМК, консультанты «Тулабизнесконсалтинг» выявили следующие типичные ошибки:
- темы заседаний методического совета, планы работ методических (предметных, цикловых) комиссии, планы работ преподавателей не в полной мере соответствуют методической теме (концепции и направлениям методической работы) ОУ, 
- не представлена общая картина по применяемым педагогическим технологиям и степени их внедрения,  
- индивидуальные планы работ преподавателей не согласованы с результатами анализа посещения уроков преподавателями и администрацией, необходимостью разработки (актуализации) УМК дисциплины, результатами анализа посещаемости и успеваемости студентов, 
- не проводится обобщенный анализ методической работы по всем направлениям методической деятельности ОУ.
Разработка и внедрение процесса управления методической работой позволило устранить вышеперечисленные и другие несоответствия, выявленные в ходе анализа методической деятельности конкретного ОУ благодаря организации четкой системы взаимосвязи и прослеживаемости каждого направления методической работы .

7. Мероприятия по содействию трудоустройству выпускников не носят системный характер, не вводятся новые методы, не оценивается их результативность. В большинстве ОУ деятельность сводится лишь к сбору данных о трудоустройстве. 
Вновь разработанный процесс СМК по содействию трудоустройству выпускников содержит ряд современных методов работы по данной проблеме , нацеливает ОУ на разработку конкретных мероприятий с последующей оценкой результативности работы по содействию трудоустройству выпускников. Разработаны показатели оценки результативности данной деятельности.


8. Обучению персонала ОУ отводится большая роль (обучение, аттестация, повышение квалификации), так как качество знаний выпускников напрямую зависит от квалификации и педагогического мастерства преподавателей. Однако при этом не оценивается результативность обучения персонала, не отслеживается внедрение и распространение приобретенных знаний и информации по пройденному обучению. 
Отсутствует контроль наличия опыта деятельности преподавателей спецдисциплин в соответствующей профессиональной сфере.
Руководители среднего звена не вовлечены в разработку мероприятий по улучшению деятельности подразделения и ОУ.  
Благодаря внедрению процесса СМК « Управление персоналом» в ОУ организована деятельность по оценке результативности обучения персонала ОУ, распространению и применению полученных знаний, контролю опыта работы преподавателей спецдисциплин, что способствует повышению исполнительской дисциплины обучающихся сотрудников, более полному распространению полученных знаний и аккумулированию информации, контролю и исполнению требований ФГОС. 

9. Управление инфраструктурой и учебно-производственной средой
При управлении оборудованием, средствами вычислительной техники (СВТ) и транспортными средствами (ТС) выявлены следующие типичные недостатки:
- нечетко распределена ответственность при управлении оборудованием, что не позволяет планировать и проводить ремонт, техническое обслуживание оборудования с целью исключения поломок и обеспечения безопасной работы на нем, а также своевременно планировать затраты, 
-при управлении СВТ не в полном объеме ведутся записи по обслуживанию,  
- при управлении транспортными средствами имеется неполный комплект журналов, требуемых ГИБДД.
Типичным недостатком при обеспечении учебного процесса основной учебной литературой является ее приобретение работниками библиотеки (в случае утери, порчи и т.д.) без согласования с методическими (цикловыми, предметными) комиссиями, что приводит к невыполнению требований ФГОС по критерию обеспеченности основной учебной литературой одного автора и одного года издания  
Для устранения выявленных недостатков и повышения качества управления инфраструктурой в рамках СМК был разработан процесс «Управление инфраструктурой», который в зависимости от масштабов инфраструктуры ОУ содержит ряд подпроцессов: управление зданиями и прилегающей территорией, управление средствами вычислительной техники и оборудованием (в том числе спортивным), управление транспортными средствами, управление учебными кабинетами, обеспечение учебно - методической литературой и.т. д. Внедрение данных методов управления позволило четко распределить ответственность по управлению, нацелить руководителей данных подпроцессов на анализ и обоснованное перспективное планирование.

10. Работа по организации и обеспечению безопасности студентов и персонала во всех ОУ, с которыми работали консультанты «Тулабизнесконсалтинг», находилась на низком уровне. Наиболее часто встречающиеся ошибки:
- не определен полный объем НД по безопасности и, как следствие, не определены все требования по безопасности для данного ОУ;
- не определен полный перечень инструкций и журналов по ОТ для конкретных кабинетов, лабораторий, мастерских;
- не ведутся записи по контролю исполнения требований по ОТ и заполнению журналов по ОТ; 
- не ведутся записи об испытании спортивного оборудования и инвентаря (в том числе, установленного на открытых площадках) или испытания не проводятся, 
- не ведутся записи по проверке вентиляционного оборудования.
При разработке и внедрении процесса «Безопасность студентов и персонала» были регламентированы все требования по безопасности ОУ(ОТ, пожарная безопасность, электробезопасность и т.д.), введен контроль их выполнения и ведение соответствующих записей.


11. При организации закупок выявлена часто встречающийся недостаток - отсутствие системного планирования ресурсов при общем планировании работ на год (обоснование расходов материалов и ГСМ для организации практик и курсов, планирование затрат на закупку и ремонт оборудования, средств вычислительной техники, на закупку бланочной документации и т.д.). 
Разработка и внедрение процесса СМК «Закупки» возлагает на руководителей подразделений ответственность за планирование и первоначальную оценку затрат, необходимых для функционирования подразделения, что способствует более четкому планированию и распределению финансовых средств ОУ.


Подводя итог, можно с уверенностью сказать, что в ОУ, внедривших систему менеджмента качества по ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р 52614.2
- регламентированы все сферы деятельности ОУ (выделены и описаны процессы СМК); 
- четко распределены обязанности и ответственность всех сотрудников; 
- сотрудники своевременно выявляют «узкие места» в процессах, анализируют причины их возникновения и предоставляют руководству варианты решения проблемы; 
- руководители процессов систематически предоставляют отчетность о деятельности каждого процесса, степени достижения поставленных задач . 
Все это дает возможность директору ОУ 
- контролировать выполнение поставленных перед ОУ задач через систематический контроль и оценку показателей всех процессов СМК; 
- четко прослеживать результаты работы как коллектива в целом, так и достижения каждого сотрудника ; 
- принимать управленческие решения, основываясь на систематически собираемых и анализируемых показателях оценки деятельности ОУ; 
- возложить ответственность за принятие части управленческих решений на руководителей процессов, в которых возникают проблемы; 
- видеть реальную картину деятельности всех подразделений ОУ по результатам внутренних аудитов СМК; 
- мотивировать персонал на улучшение деятельности; 
- обеспечить постоянное улучшение деятельности ОУ.